Disperpusip Kota Batu Luncurkan LA IKI SIP, Warga Kini Bisa Simpan Arsip Digital Lebih Aman

KETIK, BATU – Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Disperpusip) Kota Batu mulai menguji coba layanan arsip keliling bertajuk “LA IKI SIP” sebagai upaya memudahkan masyarakat mendigitalisasi dokumen penting keluarga. 

Melalui layanan tersebut, warga dapat menyimpan salinan digital berbagai arsip pribadi sehingga tetap memiliki cadangan apabila dokumen fisik hilang, rusak, maupun terdampak bencana.

Uji coba perdana dilaksanakan di Desa Sidomulyo dan akan menjadi bahan evaluasi sebelum diperluas ke wilayah lain di Kota Batu.

Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Batu, Abdul Rais, mengatakan layanan tersebut masih berada pada tahap awal sehingga pelaksanaannya dimulai dari satu desa sebagai lokasi percontohan.

“Program ini masih dalam tahap uji coba. Untuk sementara kami bekerja sama dengan Pemerintah Desa Sidomulyo sebagai lokasi pelaksanaan perdana. Dari sini nanti akan kami evaluasi sebagai bahan pengembangan sebelum diterapkan di desa dan kelurahan lainnya,” ujarnya, Rabu, 22 Juli 2026.

Menurut Abdul Rais, kehadiran layanan arsip keliling menjadi bentuk komitmen pemerintah daerah dalam meningkatkan kesadaran masyarakat mengenai pentingnya menjaga dokumen keluarga sejak dini.

Ia menilai masih banyak warga yang baru menyadari pentingnya arsip ketika dokumen tersebut hilang, rusak, atau dibutuhkan untuk mengurus berbagai keperluan administrasi.

“Melalui layanan ini, masyarakat dapat membawa berbagai dokumen penting untuk dialihmediakan menjadi arsip digital. Dokumen yang dapat diproses meliputi akta kelahiran, kartu keluarga, surat nikah, ijazah, sertifikat, hingga dokumen penting lainnya yang memiliki nilai administrasi bagi keluarga,” katanya.

Selain menerima salinan digital hasil pemindaian, masyarakat juga memperoleh jaminan bahwa dokumen tersebut akan disimpan sebagai arsip cadangan oleh Disperpusip Kota Batu.

Menurut Abdul Rais, keberadaan arsip digital akan sangat membantu apabila dokumen asli mengalami kerusakan atau hilang sehingga proses penerbitan kembali dapat dilakukan lebih mudah.

“Ketika terjadi sesuatu, misalnya dokumen fisiknya hilang atau rusak, masyarakat tidak perlu panik karena masih ada arsip digital yang tersimpan di kami. Arsip itu dapat menjadi data pendukung ketika masyarakat membutuhkan dokumen tersebut kembali,” jelasnya.

Ia menegaskan seluruh arsip digital akan dikelola sesuai standar kearsipan yang berlaku dengan mengutamakan keamanan dan kerahasiaan data masyarakat.

“Kami menjamin kerahasiaan seluruh dokumen yang didigitalisasi. Pengelolaannya dilakukan sesuai fungsi dan kewenangan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan sehingga masyarakat tidak perlu khawatir terhadap keamanan data yang disimpan,” tegasnya.

Dalam pelaksanaannya, petugas akan mendatangi lokasi yang telah disiapkan pemerintah desa maupun kelurahan, seperti balai desa atau kantor kelurahan.

Warga cukup membawa dokumen asli yang akan dipindai menggunakan perangkat digital milik petugas sehingga seluruh proses dapat diselesaikan di lokasi tanpa harus datang ke kantor dinas.

Abdul Rais menambahkan, kolaborasi dengan pemerintah desa dan kelurahan menjadi faktor penting dalam keberhasilan program tersebut. 

Selain menyediakan lokasi pelayanan, pemerintah desa juga berperan aktif menyosialisasikan pentingnya penyelamatan arsip keluarga kepada masyarakat.

“Ke depan kami berharap layanan LA IKI SIP tidak hanya menjadi sarana digitalisasi arsip, tetapi juga mampu membangun budaya tertib arsip di tengah masyarakat. Semakin banyak dokumen keluarga yang tersimpan dalam bentuk digital, maka risiko kehilangan data penting dapat diminimalkan sekaligus memudahkan masyarakat saat membutuhkan dokumen untuk berbagai keperluan administrasi,” pungkasnya. (*)