Pentingnya SOP dalam Perusahaan: Pahami Fungsi, Manfaat dan Tujuan

KETIK, JAKARTA – Saat ini sudah memasuki tahun 2023. Bagaimana perencanaan kalian untuk tahun 2023?

Banyak pihak yang mengatakan bahwa ekonomi akan menghadapi krisis di tahun 2023. Banyak profesor dunia memprediksi dunia tengah memasuki era baru krisis stagflasi hebat.

Roubini salah satu yang memiliki reputasi dalam meramalkan geliat perekonomian global, sebelumnya sempat memberikan ramalan tepat atas krisis suprime mertgage di Amerika Serikat tahun 2008 lalu, yang menjadi krisis global.

Tentu prediksi krisis ekonomi 2023 ini tidak main-main. Untuk menghindari kerugian lebih banyak perlu adanya persiapan dalam menghadapi kemungkinan krisis tersebut. Bagi perusahaan perlu memiliki sistem-sistem yang dijadikan acuan dari segala aktivitas yang berhubungan dengan perusahaan. Salah satu yang dapat menunjang perkembangan kemajuan perusahaan adalah dengan adanya Standar Operasional Prosedur (SOP) yang baik.

Apa itu SOP?

Secara umum Standar Operasional Prosedur (SOP) dapat diartikan sebagai pedoman agar karyawan dapat menjalankan pekerjaannya. Oleh karena itu, setiap posisi dalam organisasi/perusahaan memiliki SOP yang berbeda dengan posisi lain. 

Seorang jurnalis memiliki SOP yang berbeda dengan mereka yang bekerja sebagai marketing ataupun bidang-bidang lainnya. SOP dibuat sesuai dengan kebutuhan dari pekerjaan di masing-masing departemen atau divisi dalam perusahaan tersebut.

Oleh sebab itu, SOP harus dibuat untuk mempermudah karyawan dalam menjalankan pekerjaannya, dan menyadari tanggung jawab apa saja yang harus mereka penuhi. 

Proses yang masih belum berjalan sesuai dengan sistem yang benar dikarenakan belum terdapatnya SOP dapat berakibat pada tahapan kegiatan tidak dapat digambarkan dengan jelas sehingga karyawan yang bekerja di perusahaan tersebut lebih banyak beroperasi berdasarkan apa yang sudah mereka jalankan bertahun-tahun.

Hal tersebut akhirnya akan menjadi sebuah budaya yang buruk di dalam perusahaan dan memungkinkan terjadinya kesalahan dalam bekerja. Dengan dibuatnya SOP maka perusahaan memiliki standar operasional yang baku, akan memperlancar aktivitas yang sudah ditetapkan sesuai dengan SOP.

Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah urutan langkah-langkah (atau pelaksanaan-pelaksanaan pekerjaan), di mana pekerjaan tersebut dilakukan, bagaimana melakukannya, bilamana melakukannya, di mana melakukannya, dan siapa yang melakukannya (Moekijat, 2008).

SOP adalah dokumen yang berisi serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan administrasi perkantoran yang berisi cara melakukan pekerjaan, waktu pelaksanaan, tempat penyelenggaraan, dan aktor yang berperan dalam kegiatan (Insani, 2010:1).

Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan panduan yang digunakan untuk memastikan kegiatan operasional organisasi atau perusahaan berjalan dengan lancar (Sailendra, 2015:11).

Perencanaan mengurangi resiko hambatan (Foto: pexels)

Manfaat SOP

Menurut Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara, Permenpan No.PER/21/M-PAN/11/2008, SOP memiliki banyak manfaat bagi perusahaan dan organisasi. Berikut beberapa manfaat SOP:

1. Sebagai standarisasi cara yang dilakukan karyawan dalam menyelesaikan pekerjaan khusus, mengurangi kesalahan, dan kelalaian.
2. Membantu karyawan menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada intervensi manajemen, sehingga dapat mengurangi keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses sehari-hari.
3. Meningkatkan akuntabilitas dengan mendokumentasikan tanggung jawab khusus dalam melaksanakan tugas.
4. Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan karyawan cara konkrit untuk memperbaiki kinerja, serta membantu mengevaluasi usaha yang telah dilakukan.
5. Menciptakan bahan-bahan training yang dapat membantu pegawai baru untuk cepat melakukan tugasnya.
6. Menunjukkan kinerja bahwa organisasi efisien telah dikelola dengan baik.
7. Menyediakan pedoman bagi setiap karyawan di unit pelayanan dalam melaksanakan pemberian pelayanan sehari-hari.
8. Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas pemberian pelayanan.
9. Membantu penelusuran kesalahan prosedural dalam memberikan pelayanan.
10. Menjamin proses pelayanan tetap berjalan dalam berbagai situasi.

Fungsi Dasar SOP Perusahaan

1. Pedoman Kerja
   Fungsi utama SOP adalah sebagai pedoman untuk memudahkan pelaksanaan kerja. SOP yang berisi tahapan dan urutan suatu pekerjaan akan menuntun para karyawan dalam menyelesaikan tugasnya. Dengan adanya SOP, kinerja pegawai bisa lebih terarah dan optimal. Karyawan akan tahu apa saja yang harus dikerjakan dan hal mana yang tidak boleh dilakukan. Dengan demikian, tujuan organisasi atau perusahaan bisa lebih mudah tercapai.
    
2. Dasar Hukum
   Hal-hal yang terjadi di luar Standar Operasional Prosedur akan dinilai sebagai suatu kesalahan atau pelanggaran. Sebaliknya, jika terdapat suatu kesalahan padahal karyawan sudah melakukan pekerjaan sesuai SOP maka itu akan menjadi pertimbangan hukum tertentu yang meringankan.
    
3. Informasi Hambatan Kerja
   SOP tidak hanya berisi tentang prosedur kerja, tapi juga soal kemungkinan hambatan dan kendala yang bisa saja dihadapi oleh para karyawan. Informasi seperti ini sangat penting sehingga karyawan dan perusahaan bisa menentukan langkah preventif yang harus dilakukan.
    
4. Pengontrol Disiplin Kerja
   Secara keseluruhan, SOP mengandung sejumlah aturan yang harus dipatuhi oleh para karyawan. Ditambah dengan adanya konsekuensi berupa sanksi, SOP secara otomatis membuat semua karyawan lebih disiplin dalam menjalankan pekerjaannya.

Tujuan SOP

Penyusunan SOP dalam suatu perusahaan atau bisnis, mempunyai beberapa tujuan sebagai berikut :

1. Mengupayakan peningkatan kinerja karyawan.
2. Salah satu cara menjamin kualitas produk bagi konsumen.
3. Mengupayakan peningkatan keuntungan perusahaan.
4. Sarana pengembangan perusahaan.

Prinsip Pembuatan SOP

Dalam membuat SOP tidak bisa sembarangan. Harus memperhatikan beberapa prinsip SOP seperti:

1. Mudah dipahami oleh semua pihak yang berkaitan dengan SOP tersebut
2. Bersifat efektif dan juga efisien
3. Memberikan kepastian hukum atas setiap pelanggaran
4. Jelas dan selaras. Memberikan informasi terperinci serta selaras dengan visi, misi, SDM yang dipekerjakan, serta tujuan perusahaan
5. Terukur dengan jelas, sehingga bisa dijadikan bahan evaluasi serta bisa dilakukan revisi ketika dianggap tidak relevan lagi
6. Bersifat dinamis, karena seiring perkembangan perusahaan maka akan memerlukan banyak penyesuaian termasuk masalah prosedur juga aturan.

Prinsip SOP adalah acuan dalam pembuatan SOP yang tepat sasaran. Oleh karena itu jangan sampai ada satu poin pun yang terlewatkan.

Jadi, SOP menjadi salah satu hal penting yang wajib dimiliki organisasi maupun perusahaan, berkaitan dengan prosedur yang dilakukan secara kronologis untuk menyelesaikan suatu pekerjaan yang bertujuan untuk memperoleh hasil kerja yang paling efektif dari para pekerja dengan biaya yang serendah-rendahnya. Agar operasionalnya berjalan lancar dan mencapai target yang diinginkan. (*)